Presidente y administrador de fincas: cómo coordinarse durante la obra de fachada

Funciones del administrador durante la obra

El administrador de fincas es un profesional que gestiona la comunidad. Durante una obra de rehabilitación de fachada, sus funciones principales son:

• Gestión económica: emitir las derramas, controlar los cobros, gestionar la morosidad, llevar la contabilidad de la obra, ordenar los pagos al constructor según las certificaciones.
• Gestión documental: convocar las juntas (ordinarias y extraordinarias), redactar las actas, notificar los acuerdos a los propietarios ausentes, gestionar los permisos municipales con el técnico.
• Gestión legal: revisar el contrato de obra, verificar los seguros del constructor, reclamar a los morosos, gestionar las subvenciones y las deducciones fiscales cuando las haya.
• Comunicación formal: notificaciones a propietarios, comunicación con el Ayuntamiento, correspondencia con la empresa constructora.

Funciones del presidente durante la obra

El presidente no es un profesional de la administración, pero sí es el representante legal de la comunidad. Durante la obra:

• Supervisión en campo: visitar la obra periódicamente (una vez por semana es suficiente), hablar con el encargado de la empresa, detectar incidencias visibles antes de que se conviertan en problemas.
• Interlocución con los vecinos: atender las quejas, explicar los plazos, calmar los ánimos cuando la obra genera molestias. Los vecinos prefieren hablar con el presidente (que es uno de ellos) que con el administrador (que es un profesional externo).
• Firma de documentos: el presidente firma las certificaciones de obra, la recepción provisional y la recepción definitiva. No debe firmar sin entender lo que firma.
• Decisiones urgentes: durante la obra pueden aparecer imprevistos (un muro en peor estado del previsto, una bajante que hay que desviar). El presidente tiene capacidad para autorizar cambios menores dentro del presupuesto aprobado, sin convocar junta extraordinaria.

El error de no supervisar

En muchas comunidades, ni el presidente ni el administrador visitan la obra. Confían en que la empresa "sabrá lo que hace". El resultado es que las incidencias se descubren al final, cuando son más caras de corregir. Una grieta en el remate de una ventana se resuelve en 20 minutos si se detecta en obra; si se detecta un año después, hay que montar una plataforma elevadora.

Lo ideal es que el presidente haga una visita semanal y que la empresa envíe un informe quincenal con fotos del avance. Si la comunidad ha contratado un director de ejecución, la supervisión técnica la hace el técnico, pero la supervisión "política" sigue siendo del presidente.

La reunión de coordinación

Antes de empezar la obra, conviene una reunión de coordinación entre presidente, administrador y encargado de la empresa, donde se establezca:

• Canal de comunicación preferente (grupo de WhatsApp es lo más práctico).
• Frecuencia de informes de avance.
• Protocolo para imprevistos: qué decide el presidente solo, qué requiere consultar al administrador, qué requiere junta extraordinaria.
• Calendario previsto: fases, fachada por fachada, fechas aproximadas de andamio en cada zona.
• Plan de comunicación a los vecinos: quién informa, por qué medio, con qué frecuencia.

Esa reunión de una hora ahorra decenas de llamadas y malentendidos durante los 2-3 meses de obra.