Qué hace el administrador de fincas en una obra de rehabilitación de fachada

En las comunidades de propietarios, el administrador de fincas es el profesional que gestiona el día a día: cuotas, proveedores, incidencias, seguros y contabilidad. Cuando se plantea una obra de fachada, su papel se amplía y se vuelve decisivo.

Lo que hace el administrador (y lo que debe hacer bien)

Antes de la junta

• Preparar la documentación: recopilar presupuestos, el informe del técnico, la propuesta de derrama, las ayudas disponibles y el resumen para los propietarios.
• Convocar correctamente: la convocatoria debe incluir el punto del orden del día con suficiente detalle (importe, sistema, empresa, plazo de derrama). Una convocatoria ambigua puede ser motivo de impugnación.
• Calcular mayorías: determinar si la obra es de conservación (mayoría simple) o de mejora (3/5 o unanimidad) según el IEE o la situación del edificio.
• Organizar la reunión informativa: si la comunidad lo solicita, coordinar una reunión previa con la empresa para que los vecinos pregunten.

En la junta

• Presentar los números: la tabla de cuotas por propietario, con derrama mensual, ayudas estimadas y coste neto.
• Levantar acta: el acta debe reflejar con precisión la propuesta, la votación, el resultado y los acuerdos. Es el documento que ampara la obra y que se necesita para las ayudas.
• Notificar a ausentes: los propietarios que no asistieron tienen 30 días para oponerse (art. 17.8 LPH). El administrador gestiona esta notificación.

Antes de la obra

• Tramitar ayudas: si la comunidad solicita subvenciones o deducciones, el administrador coordina con el técnico la documentación necesaria (certificado energético previo, memoria técnica, solicitud).
• Gestionar el contrato: revisar el contrato de obra con la empresa (con apoyo jurídico si es necesario), asegurar que incluye garantías, plazos, penalizaciones y seguro.
• Abrir la cuenta de obra: si el volumen lo justifica, una cuenta separada para los fondos de la derrama aporta transparencia.

Durante la obra

• Gestionar pagos: las certificaciones de obra las visa el director de obra y las paga la comunidad a través del administrador. El administrador comprueba que las facturas coinciden con las certificaciones.
• Comunicar incidencias: el administrador es el canal entre la empresa, el presidente y los vecinos para cualquier problema durante la obra (ruido, accesos, cambios).
• Cobrar la derrama: si hay vecinos que retrasan el pago, el administrador inicia el requerimiento y, si es necesario, el procedimiento de cobro.

Después de la obra

• Recepción de obra: el administrador coordina la visita de recepción con el director de obra y la empresa, y documenta las observaciones pendientes.
• Justificar ayudas: presentar la documentación final (facturas, certificado energético posterior, certificado final de obra) al organismo que concedió la subvención.
• Tramitar bonificación del IBI: informar a los propietarios y facilitar la solicitud individual.
• Archivar la documentación: contrato, facturas, garantías, certificados, actas. Es lo que ampara a la comunidad si hay un problema futuro.

Lo que NO hace el administrador

• No decide la obra (eso lo hace la junta).
• No dirige la obra técnicamente (eso es del director de obra).
• No elige la empresa sin mandato de la junta.
• No puede aprobar gastos no previstos sin autorización del presidente o la junta.

Lo que hacemos nosotros

Trabajamos con el administrador de fincas como aliado, no como obstáculo. Le entregamos la documentación en el formato que necesita para la junta, asistimos a la reunión informativa si la comunidad lo pide, y durante la obra coordinamos con él las certificaciones y los pagos. Un administrador bien informado facilita la obra; un administrador sin información la retrasa.