¿Qué hace el administrador de fincas cuando la comunidad rehabilita la fachada?

¿Es obligatorio tener administrador para rehabilitar la fachada?

No es obligatorio legalmente (la LPH permite que la comunidad se autogestione), pero en la práctica es casi imprescindible. Una obra de fachada implica decenas de trámites administrativos, fiscales y legales que un presidente no profesional difícilmente puede gestionar sin errores:

• Convocatoria y actas de juntas (ordinarias y extraordinarias).
• Solicitud de presupuestos comparativos.
• Contratación del proyecto técnico.
• Tramitación de la licencia de obra.
• Solicitud de subvenciones.
• Gestión de derramas y cobro a morosos.
• Certificados de estar al corriente de pago para ventas (art. 9.1.e LPH).
• Seguimiento de la obra y relación con la dirección facultativa.

Antes de la obra: preparar el terreno

Un buen administrador no espera a que los vecinos se quejen. Cuando detecta signos de deterioro en la fachada (pintura que se cae, grietas visibles, filtraciones) o cuando el IEE señala deficiencias, debe informar a la comunidad y proponer un plan de actuación.

Funciones clave en esta fase:

• Solicitar un diagnóstico técnico de la fachada para saber qué necesita el edificio.
• Pedir al menos 3 presupuestos de instaladores especializados, con las mismas partidas para poder comparar.
• Preparar un informe económico para la junta: coste total, reparto por coeficientes, opciones de financiación, ayudas disponibles y plazo estimado.
• Convocar la junta con toda la documentación adjunta, para que los propietarios voten con información real.

En la junta: la votación

El administrador redacta la convocatoria (con el punto del orden del día correctamente descrito), envía la documentación con antelación suficiente y levanta acta de la junta.

La mayoría necesaria para aprobar la obra depende del tipo de rehabilitación y de si hay subvención pública vinculada. El administrador debe asesorar correctamente sobre las mayorías (error frecuente que invalida acuerdos).

Si hay propietarios disconformes o ausentes, el administrador gestiona las notificaciones del acuerdo y el plazo para impugnación (3 meses desde la notificación, art. 18 LPH).

Durante la obra: supervisión y pagos

Una vez aprobada la obra, el administrador:

• Formaliza el contrato con el instalador (que debe incluir plazo, penalizaciones por retraso, garantías y condiciones de pago).
• Gestiona las certificaciones de obra: el director de obra certifica cada fase y el administrador ordena el pago al instalador según las certificaciones.
• Cobra las derramas a los propietarios en los plazos aprobados por la junta.
• Gestiona la morosidad: si un propietario no paga, el administrador inicia el procedimiento monitorio con el acuerdo de la junta.
• Tramita las subvenciones (presentación de solicitudes, justificación de pagos, certificados energéticos).
• Informa a los propietarios periódicamente del avance de la obra y de la situación económica.

Después de la obra: garantías y cierre

Al terminar la obra, el administrador debe:

• Recibir la obra con la dirección facultativa: comprobar que todo se ha ejecutado según proyecto y que no hay defectos.
• Obtener el certificado final de obra y el certificado energético actualizado.
• Archivar toda la documentación: proyecto, licencia, certificaciones, facturas, garantías del fabricante, póliza de seguro decenal si corresponde.
• Gestionar la bonificación del IBI si el municipio la ofrece.
• Comunicar a cada propietario los datos que necesita para su deducción del IRPF: importe pagado, NIF del pagador, referencia catastral, certificado energético antes y después.

¿Cuánto cobra el administrador por gestionar la obra?

Depende del acuerdo con la comunidad. Las opciones más habituales:

• Incluido en sus honorarios habituales: algunos administradores entienden que la gestión de obras forma parte de su servicio. Es poco frecuente en obras grandes.
• Honorarios extraordinarios: un porcentaje sobre el coste de la obra (entre el 2 % y el 5 %) o una cantidad fija pactada en junta. En una obra de 120.000 €, un 3 % son 3.600 €.
• Desglosado por gestiones: tramitación de subvención (X €), gestión de licencia (Y €), seguimiento de obra (Z €).

Sea cual sea el modelo, debe aprobarse en junta antes de iniciar la obra. Un buen administrador que gestiona bien la subvención, compara presupuestos con rigor y controla la ejecución ahorra a la comunidad mucho más de lo que cobra.

¿Cómo valorar si el administrador gestiona bien la obra?

Señales positivas: pide varios presupuestos comparables, presenta un informe económico completo antes de la junta, informa de las ayudas disponibles, supervisa personalmente la obra y contesta a los propietarios. Señales de alarma: solo presenta un presupuesto, no menciona subvenciones, no convoca junta extraordinaria cuando hay decisiones importantes, o delega toda la supervisión en el instalador sin control.